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2017自学考试《档案管理学》章节复习:保管工作 (1)

2016-12-27 15:48:22  来源:  浏览次数:2  文字大小:【】【】【
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  一、保管工作的含义为:

  1、库房管理

  2、档案流动过程中的保护

  3、保护档案的专门措施

  二、保管工作的任务有:

  1、防治档案的损坏; 包括自然损坏和人为损坏。

  2、延长档案的寿命;

  3、维护档案的政治安全 ,防止泄密 。

  三、基本要求

  1、以防为主,防治结合

  2、加强重点,照顾一般

  3、自力更生,勤俭节约

  4、立足长远,保证当前

  四、意义

  档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。档案保管工作质量的高低,对提高档案管理工作水平具有重大的影响,甚至在一定条件下具有决定性的影响。为档案管理工作提供物质对象,提供一个最起码、最基本的前提。

  保管工作档案

  保管的基本物质条件

  一、档案库房

  二、档案装具有

  1、档案箱

  2、档案架 活动式密集架 积层密集架(通天架)

  3、档案柜 等

  三、包装材料有:1、卷皮;2、卷盒

  第七章 检索工作

  档案检索工作的地位

  一、检索工作在整个档案工作中的地位

  1、 检索是提供利用的先期工作

  档案馆(室)为提供利用所作的直接的准备工作,具体解决每个案卷或每一份文件的查找,是通过检索来实现的。

  2、 检索是提高档案馆(室)工作水平的重要手段

  3、检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节

  编制检索工具的要求和排检方法

  一、基本要求

  (一)全--信息存储丰富

  (二)准--检索准确

  (三)快--迅速

  (四)便--检索要方便

  二、应当注意的问题:

  要在重要的档案上下功夫,不要平均使用人力物力。

  1、一般的可著录到案卷级,重要档案则可著录到文件级。

  2、强调检索工具 按照一定的方法排列起来以供查找咨询。

  三、排检方法

  (一)分类法:

  以科学的分类为基础,结合档案的内容和特点,运用概念 划分的方法,把性质相同的档案线索汇集在一起,分门别 类地组成一个检索体系。

  现又称责任者把同一个作者形成的文件线索集中在一起。

  (二)按文号排检法:

  即按照文号的先后顺序进行排列,一般有文号目录、文号对照表。

  (三)按字序排检法

  编制人名、地名之类的检索工具,一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。

  1、部首偏旁法:采用不多,因为它在排列上有相当难度,很多偏旁难以掌握。

  2、笔数、笔形法:其困难在于繁,简字的问题。

  3、四角号码法:全国的人名、地名卡片采用此法较多。

  4、音序法:按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。

  (四)按地序排检法

  按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档案、农业档案等。

  (五)主题法

  按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。

  目前在档案界,比较推崇的是分类法和主题法,两者各有优缺点。

  中国档案分类法

  1987年出版《中国档案分类法》第一版。

  1996年出版第二版。

  《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。

  中华人民共和国档案分类表,由主表和辅助表(综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等)组成。

  主表如:

  CA 323 摄影

  3231 新闻

  3232 人像

  3233 建筑

  ……

  又如:

  K 财政、金融

  KB 金融

  1 金融管理

  13 利率管理

  1311 人民币利率

  13111 差别利率

  《中国档案分类法》虽然设有检索方法,但手工翻阅,检索速度不快。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点,制作一部电子版的《中国档案分类法》。

  档案著录含义

  是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程,称为分类标引。赋予其主题标识的过程,称为主题标引。

  表格式著录格式直观,易于掌握,用计算机著录一般都用表格式。

  段落符号条目著录格式如下:(见PPT)

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