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2017自学考试《档案管理学》章节复习:文件汇编 (1)

2016-12-27 15:45:14  来源:  浏览次数:4  文字大小:【】【】【
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  一、种类

  (一)发文汇编 —— 是将某单位发制的文件按字号或时间顺序排列汇编成册。

  例:《广州市食品公司文件汇编》

  (1997 市食党1-50号)

  市食党字[97] 1号

  2号

  3号

  注意:不同发文字号的文件应分别编制汇编。

  (二)专题文件汇编 —— 是将反映某一专题的文件汇编成册。

  例:《房改工作文件汇编》、《XX学校管理制度汇编》、《计划生育文件汇编》、《公司合同汇编》、《招生工作文件汇编》、《人事工作文件汇编》

  (三)收文汇编 —— 是将上级机关的普发性文件按一定的顺序汇编成册。

  例:《市教育局文件汇编》(1996-1999)

  二、汇编目录及编号

  1、汇编目录——文书档案卷内目录

  2、目录夹

  3、编号

  参考资料

  概念:是按照一定的题目,对有关档案材料的内容进行研究、综合、加工而成的,可供利用者直接阅读使用的一种档案编研材料。

  全宗介绍

  一、概念: 是以某一全宗为对象范围,以文章叙述的形式对立档单位及其档案的内容和成分价值情况进行报导的一种参考资料。

  二、编写必要性

  1、编制全宗指南是档案馆(室)的一项基础业务建设;

  2、编制全宗指南为利用者提供基本的查找线索;

  3、编制全宗指南为编写档案馆指南积累资料。

  三、结构

  1、封面:全宗指南名称、全宗档案起止时间、全宗号、编制者、编制时间

  例:广州市技术监督局全宗指南(1984-1998)全宗号:175

  综合档案室编

  一九九八年六月十八日

  2、正文:

  A、立档单位历史沿革简介:

  a、全宗构成者名称

  b、时间

  c、隶属关系

  d、领导人名录:党组织领导名录;行政领导名录

  c、内部组织机构的设置及职能

  f、其它

  B、档案情况简介:

  *数量

  * 保管期限

  *完整程度—归档率95%

  *档案价值

  例:全宗内档案记录了本单位在各个历史时期党务、政务及其它活动的主要情况,

  较全面地反映了本局履行工作职能的概况,政利用价值较高。

  *鉴定情况

  *检索工具的编制情况

  * 档案利用情况

  C、档案内容与成分介绍:以文章叙述形式,按全宗内档案的实际分类体系介绍。

  例:(一)文书档案

  本全宗共有文书档案--------卷,其中永久--------卷,长期---------卷,短期---------卷。按年代—问题(或年代—机构)组卷,主要内容有:

  (二)基建档案

  本全宗共有基建档案-------卷,全部永久保管,分基建项目和房屋产权两类。主要内容有:

  (三)设备档案

  本全宗共有设备档案------卷,分办公设备和交通设备两大类,全部短期保存。

  (四)会计档案

  本全宗共有会计档案--------卷,其中永久-------卷,定期--------卷,分会计报表、账簿、凭证、工资四大类。

  (五)声像档案

  本全宗共有声像档案-------卷, 分照片、录音、录像、光盘四大类,其中底片------张;照片------张;录音带-------盒;录像带-------盒;光盘------并;主要内容有:单位建设面貌、人物、会议、参观视察、业务活动、文娱活动、荣誉等七大类。

  (六)人员档案

  本全宗共有人员档案-------卷,分已故人员、非在职人员两类,长期保管。

  D、其它

  a、 所采用的材料全部来源于本档案室库存档案;

  b、合并单位档案保存情况;

  c、隶属关系变化使档案保存发生变化。

  大事记

  一、概念:是一种以时为经、以事为纬,简明地记载和反映一定范围内各种重要史实的资料书和工具书。

  二、特点:

  *必须严格地按照时间顺序记载有关历史事实。

  *使用编年记事体。编年记事体是一事一记,逐年、逐月、逐日以时间发生的时间先后为序记述,一日数事,则分条记述。

  三、结构:

  1、 题名。包括总标题,记述事件的起止时间,编者。

  例如:《XX市文化局大事记》

  X年X月-X年X月

  XX市文化局档案室编

  2、目录。

  3、正文。大事记的主体部分,主要由大事时间和大事条目组成。其编写要求详后。

  4、辅文:图表、注释、讲话稿等

  四、大事记正文的记述方法

  1、大事时间:

  (1)时间应标示准确、具体:对每件大事必须写明年、月、日,有的甚至要准确到时、分、秒。

  (2)按照时间顺序记载有关历史事实。

  *持续两天以上的事件,以起始日作为编排的标准;

  *大事记内容只反映一个年度的,要按月、日的自然顺序编排事件;

  *反映若干年的,可每个年度分别记述,每年度设一个小标题,注明起止月,

  *如果重要事件没有时间或时间不够准确,应先考证准确后,再按顺序编排;如果无法考证的,可作如下处理,年代不详者,排于本阶段之末;月份不详者,排于本年之末;日不详者,排于本月之末。

  2、大事条目—指大事记中编者对入选史实所作的记载和叙述,在形式上对每一件史实的记述都分别表现为一个个自然段。

  (1)编写原则—“一条一事”

  注意:如果在同一时间下需要记述的事情不止一件,每一件都应单独编写一个条目,通常另起一段,也可在前面标上相应的符号以示区别。

  例:广州市档案工作纪事

  (4 ~ 6月)

  四月

  17日

  *市规划局省一级档案综合管理达标评审会……

  *香港历史档案处朱福强等4人到市档案馆参观…..

  *佛山市……..

  20日

  (2)编写方法

  *按时间顺序编排。

  例: 年|月|日|

  条目

  六、选事原则与范围

  选事——是指选择确定应予入记之事。

  1、原则:大事要事必载,小事琐事不取。

  2、范围

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